頼みにくいお願いを「メール」でする際のポイントとは

人間関係の悩みと問題を解決するブログ 中島です。

日々ビジネスパーソンとして働いていると、
取引先や同僚、あるいは立場が上の人に対して

頼みにくいことをお願いしなればならない場面に
直面することは誰にでもあります。

そのような際にはいきなり直接あるいは電話で
その旨を伝えるのも手ではありますが、

まずは事前にその文面を練り上げることができる
「メール」を駆使するのも良いでしょう。

ただし、そのような際には文面に細心の気を付ける
必要があります。

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頼みにくいお願いを「メール」でする際のポイントとは

結局のところ伝える内容は同じであっても
お願いの仕方で相手への印象は大きく変わるので、

できるだけ良い関係性を築いていけるよう
表現を工夫したメールを送るよう
最善を尽くしましょう。

ただし、その際に押さえておきたいポイントは
当然シチュエーションによって変わってきます。

たとえば、取引先などにやり直しをお願いしたい場合、
まずは相手に感謝の気持ちを伝えるのが良いでしょう。

そして、相手の仕事の仕上がりを肯定的に
持ち上げつつやり直し要求するような
言い回しをするよう心がけてください。

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さらに、相手との関係性を今後より
深めていきたいという意思があるからこそ
やり直してほしい、ということを

明確に提示するのもおすすめです。

 

相手のセンスを評価しているという
ことに加えて今後も共に仕事をしたい
という点にしっかり言及しておけば、

やり直しのお願いで関係性が崩れる心配は
まずないからです。

どんなに言いにくいことであっても
仕事において妥協をすることは厳禁です。

表現に細心の注意を払いつつも
こちらの要求をしっかりと伝えることも
忘れないようにするのが良いでしょう。

また、こちらからお願いしていた会議や
依頼を直前にキャンセルしたい状況に
直面した場合も、

その旨を伝えるのは気が重い作業です。

そのような突然の変更を相手にメールする際
押さえていただきたいポイントは、

「申し訳ありません」という言葉を
使うのは一度にする、というものです。

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ただし、その際には言葉を変えて
何度も謝罪するようにしてください。

繰り返し詫びることで悪いという気持ちを
しっかりと伝えるべく、

いくつもの表現を駆使して謝罪の言葉を
積み重ねるのが良いでしょう。

そして、その相手が取引先などの場合は
本件の謝罪をメールだけで終わらせる

つもりはない旨も記載しておくのが無難です。

なお、

その裏にほかの人の事情がある場合も
あるかもしれません。

そのような場合にはその事実を書きたくなる
気持ちはわかりますが

ビジネスの場面では我慢するようにしてください。

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『メールで依頼する際のポイント』

メールで依頼するときのポイントを3つ挙げます。
メールの文章にはもちろん正しい敬語を使うように

心がけてください。

1.内容と期日を明確に記入する

メールでは頼みにくい要件であっても、
仕事では内容と期日を明確にする必要があります。

内容は、あまり長文ではなく、
かつ説明が不足しないようにします。

あと、期日を明確にしておかないと
急ぎなのかどうか分かりませんので、
確実に記入しておきましょう。

 

2.文面に細やかな気遣いをする

「お忙しいところ恐れ入りますが・・」
「ご多忙のところ恐縮ですが・・」

など、忙しい相手への配慮を書きましょう。

 

3.結局何をしてほしいのかを明確に

頼みにくい依頼だと、何をしてほしいのか
曖昧に書いてしまいがちですが、

結果的に、相手に何をしてほしいのか?
どんな回答がほしいのかを明確に
伝える必要があります。

『メールで依頼する際の敬語の使い方』

依頼メールを書いたものの
敬語の使い方を間違えると

元も子もありません。

頼みごとをお願いするメールに使う
フレーズを控えておきましょう。

お願い・頼みごとメールの敬語フレーズ一覧

●お願い申し上げます
●していただけませんでしょうか
●ご依頼申し上げます
●切にお願い申し上げます
●誠に厚かましいお願いですが
●事情をお察しいただき
●突然のお願いで
●誠に勝手なお願いで
●願えませんでしょうか